Sicurezza

La conservazione secondo Archiv.IO!

La conservazione a norma

La conservazione è il termine tecnico con il quale viene applicato un iter matematico/informatico, per consentire lo stoccaggio di documenti (cartacei trasformati in digitali e nativi digitali) allo scopo di renderli sempre disponibili con la peculiarità di essere validi come gli originali in caso di smarrimento della carta e quindi opponibili a terzi. In Archiv.IO, l’Iter matematico/informatico segue i semplici passi di seguito descritti.

Richiesta di conservazione

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Premendo il pulsante “PROCEDI ALLA CONSERVAZIONE” il sistema prende in carico il documento, viene calcolato un codice univoco detto impronta digitale (SHA-256) incorruttibile e riconducibile solo ed esclusivamente a quel documento caricato dall’utente.

Entro, al massimo, 24 ore il file/documento viene “sigillato” tramite un processo di marcatura temporale al fine di rispettare i requisiti richiesti dalla legge Italiana per la conservazione digitale a norma, oltre che ad una ulteriore conferma della data certa della conservazione. Inoltre, viene posto un ulteriore “sigillo” riconosciuto internazionalmente, che prende il nome di Blockchain (vedi documento “Sicurezza e validità internazionale delle Blockchain”).

Il documento, nel periodo tra la richiesta di conservazione e la marcatura, non superiore alle 24 ore, è stato comunque preso in consegna da Archiv.IO il quale ha avviato il percorso di conservazione del file/documento. Inoltre è necessario precisare che il “percorso” della conservazione è indipendente sia dal sistema nazionale di marche temporali o “sigilli”, che dall’uso delle Blockchain a validità internazionale.

Conferma di accettazione

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Alla richiesta di conservazione il sistema risponde tempestivamente inviando una email PEC (posta elettronica certificata), all’indirizzo di posta indicato dall’utente in fase di iscrizione al servizio Archiv.IO, come titolo di ricevuta che contiene:

• La comunicazione che indica lo stato di presa in carico del documento;
• Il codice univoco dell’impronta digitale in formato SHA-256.
• I riferimenti al sito www.archivioapp.com per ulteriori informazioni sull’app, sui termini d’uso e sulle norme della privacy.

Certificato di conservazione

Con l’espressione “certificato” si intende la disponibilità della prova digitale di conservazione. Nel caso in cui fosse necessario esibire l’autenticità del documento/file in seguito all’accettazione della conservazione, l’App Archiv.IO dispone di una funzione “Inviami email con Certificato di Conservazione “ per disporre della prova certa dell'opponibilità del documento.

Dal menu grazie al pulsante “Inviami email con Certificato di Conservazione” è possibile ottenere in qualsiasi momento il Certificato collegato al proprio file/documento. La email conterrà:

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• Parametri dello stato del documento: conservato;
• Codice univoco dell’impronta digitale nel formato SHA-256;
Marca temporale*.

*La marca temporale è l’ultimo atto formale e tecnico per “sigillare” definitivamente il documento caricato dall’utente ed è la prova dell’autenticità e unicità del documento posto in conservazione. Il documento a partire dalle ore 24:00 seguenti alla richiesta di conservazione, verrà marcato e l’evidenza della marca sarà esibita nella email inviata del Certificato di Conservazione, oltre a tutti i parametri per l’indicazione dello stato di conservazione digitale.

Si ribadisce che il “percorso” della conservazione è indipendente sia dal sistema nazionale di marche temporali o “sigilli”, che dall’uso delle Blockchain a validità internazionale. A tal proposito vi invitiamo a leggere il documento “Sicurezza e validità internazionale delle Blockchain””.


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