Perché Archiv.IO è legale?

Perché rispetta tutto quanto richiesto e previsto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Il CAD definisce in modo chiaro, quali siano requisiti per la conservazione e la relativa validità delle copie cartacee e digitali: art. 44 e art. 23.

 

Art. 44 CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici)

  1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce:

a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

b) l’integrità del documento;

c) la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;

d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto.

 

ART. 23 CAD (Copie di atti e documenti informatici)

  1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge, se conformi alle vigenti regole tecniche.
    2-bis. Le copie su supporto cartaceo di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

 

Ma nello specifico l’art. 44 succitato ha come scopo quello di garantire al Documento Informatico:

  • La paternità (Firma Digitale o altri sistemi di identificazione)
  • L’integrità (Firma Digitale)
  • La trasmissibilità informatica (PEC o EDI)
  • La corretta gestione (archiviazione elettronica)
  • La “memorizzazione digitale” nel tempo (Firma Digitale, Marca Temporale e Procedure di Sicurezza) attraverso una complessa procedura di conservazione.

 

Lo Stesso CAD prevede all’ART. 43 (Riproduzione e conservazione dei documenti)
3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono  conservati in modo permanente con modalità digitali.

Tutto quanto sopra spiegato, e molto altro ancora così come previsto dalla normativa vigente, applicato e rispettato da Archiv.IO, che consente di poter archiviare qualsiasi tipo di documento digitale in modo legale.

 

Possiamo nello specifico fare un elenco che risulterebbe sicuramente non esaustivo:

  • Fatture, lettere, telegrammi ricevuti
  • Il libro giornale e il libro degli inventari
  • Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali
  • Le scritture ausiliarie di magazzino
  • Il registro dei beni ammortizzabili
  • l bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa
  • I registri prescritti ai fini IVA, quali ad esempio il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse
  • Dichiarazioni fiscali, modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio i modelli F23 ed F24), alle fatture e documenti simili
  • l libro dei soci
  • Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del CDA
  • Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
  • Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale
  • Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo
  • Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti
  • Documenti privacy
  • Contratti e atti di trasferimento quote societarie (DL 112/2008)
  • Documenti sanitari
  • Nota spese dipendenti e schede carburante
  • Libro Unico del lavoro (DL 112/2008 conv. L. 133/2008 + Circ. Min. Lavoro n. 20/2008)
  • Corrispondenza telematica
  • PEC
  • Bollette luce, gas, telefono, etc.
  • F24

Ma sono obbligato a conservare la copia cartacea?

Come dice il CAD all’art. 23 punto 2 e punto 2-bis: “… le copie … sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte …”

Forse può venire il dubbio che non vi sia normativa a sufficienza, ma le norme ci sono, sono anche troppe e occorre ricordarsi che hanno una loro gerarchia come “fonti del diritto” (breve sintesi non esaustiva):

 

Documento Informatico, Firma digitale e Conservazione sostitutiva:

  • Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005)
  • Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003)
  • Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11
  • DPCM del 13 Gennaio 2004
  • Deliberazione CNIPA del 17 febbraio 2005 n. 4
  • DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (PEC)

Fatturazione Elettronica e Conservazione Documenti Fiscali:

  • DMEF 23 gennaio 2004
  • Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52
  • Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E (del 19/10/2005)
  • Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E (del 06/12/2006)

 

Nella normativa si evidenzia bene come non vi sia obbligo di conservazione del documento cartaceo qualora il processo di dematerializzazione e conservazione sia stato effettuato nel rispetto della normativa vigente. A tal riguardo esiste già giurisprudenza: ;ad esempio: Tribunale di Ravenna sent. 19 novembre 2007, Cass. Sez. Lavoro Sent. 02912/04).

 

Inoltre il Ministero dell’Economia e delle Finanze con decreto 17 giugno 2014 ( GU n. 146 del 26-6-2014 )  in materia di “ Modalita’  di  assolvimento  degli  obblighi  fiscali   relativi   ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su  diversi  tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n.  82/2005.” ed in particolare Art.2 Art.3 Art.4 danno evidenza del fatto che i documenti digitali sono a tutti gli effetti opponibili a terzi e sono a tutti gli effetti originali, purché si adottino le regole tecniche di Codice Amministrazione Digitale.

 

Come ben precisa l’avvocato Andrea Lisi (Segretario Generale ANORC nonché professore a contratto di Informatica Giuridica):

“Nel futuro nella società dell’informazione non si potrà fare a meno di terze parti fidate che assicurino:

  • La paternità e immodificabilità delle proprie informazioni aziendali rilevanti (dati contabili e fiscali, file di log generati dalle comunicazioni elettroniche, transazioni elettroniche etc.)
  • La loro corretta trasmissione
  • La loro conservazione nel tempo

A condizione che il tutto venga effettuato secondo procedure sicure e certificate in linea con la normativa in vigore”.

 

 

La normativa sopra citata ha uno scopo esclusivamente esplicativo, ma non esaustivo. Per approfondimenti è possibile consultare il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), le Regole Tecniche della Conservazione e le Regole Tecniche del Protocollo Informatico.

 

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